Petunjuk Teknis Penyusunan SOP

A.	Tujuan
Setiap Unit Organisasi sampai dengan unit yang terkecil memiliki SOP masing-masing;
1.	Penyempurnaan proses penyelenggaraan perguruan tinggi;
2.	Ketertiban dalam penyelenggaraan perguruan tinggi; dan
3.	Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

B.	Manfaat
1.	Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2.	Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau Pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3.	Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan; 
4.	Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
5.	Meningkatakan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6.	Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
7.	Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan perguruan tinggi dapat berlangsung dalam berbagai situasi;
8.	Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
9.	Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
10.	 Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur; 
11.	 Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya; 
12.	 Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan; 
13.	 Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas; 
14.	 Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; dan 
15.	 Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan Standar Pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan. 

C.	Prinsip SOP
1.	Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi perguruan tinggi; 
2.	Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi; 
3.	Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif; 
4.	Mengikat. SOP harus mengikat Pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan; 
5.	Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan perguruan tinggi; dan 
6.	Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.

D.	Format SOP
1.	Faktor Penyusunan SOP
Beberapa faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi adalah: 
a.	Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur;
b.	Berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur;
c.	Siapa yang dijadikan target sebagai Pelaksana; dan
d.	Apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini.

2.	Format SOP
a.	Ditulis menggunakan kalimat deklaratif.
b.	Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)
c.	Menggunakan hanya 5 (Lima) Simbol Diagram Alir (Flowcharts)
No.	Simbol	Keterangan	
1		simbol kapsul/terminator untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir	
2		simbol kotak/process untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi	
3		simbol belah ketupat/decision untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan	
4		simbol anak panah/panah/arrow untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan	
5		simbol segilima/off-page connector untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman	
d.	Pelaksana/subjek dipisahkan dari Kegiatan/predikat.

3.	Dokumen SOP
a.	Unsur dokumentasi
1)	Keputusan pimpinan unit organisasi
2)	Daftar isi dokumen
3)	Penjelasan singkat penggunaan
b.	Unsur SOP
1)	Bagian identitas
a)	logo Unpam dan nama Unit Organisasi pembuat; 
b)	nomor SOP, nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 
c)	tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat berupa tanggal selesainya SOP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya; 
d)	tanggal revisi, tanggal SOP direvisi atau tanggal rencana ditinjauulangnya SOP yang bersangkutan; 
e)	tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP; 
f)	pengesahan oleh pejabat yang menduduki jabatan pimpinan tinggi pratama. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan nomor induk pegawai, serta stempel/cap instansi; 
g)	judul SOP, judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki; 
h)	dasar hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya; 
i)	keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut). 
j)	peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinankemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali Pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan; 
k)	kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi Pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP administrasi dilakukan oleh lebih dari satu Pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian dan keterampilan) bersifat umum untuk semua Pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal.
l)	peralatan dan perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan.
m)	pencatatan dan pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap Pelaksana yang terlibat dalam proses (misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap Pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai apakah prosedur telah dijalankan dengan benar.

2)	Bagian flowchart
a)	nomor kegiatan;  
b)	uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur); 
c)	Pelaksana yang merupakan pelaku kegiatan; dan 
d)	mutu baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan.
Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan output. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam Standar Pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya SOP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan Unit Organisasi masing-masing

4.	Pemetaan Dokumen SOP
	Penetapan SOP sebagai sebuah peraturan yang mengikat bagi seluruh unsur yang ada di setiap Unit Organisasi diharapkan dapat diaplikasikan oleh pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap Unit Organisasi. Untuk itulah penetapan SOP dalam kebijakan reformasi birokrasi dilakukan oleh pemimpin Unit Utama untuk SOP di Unit Utama dan pemimpin Lembaga, pemimpin PTN, dan koordinator Kopertis untuk SOP di Lembaga, PTN, dan Kopertis.

5.	Langkah-Langkah Penyusunan SOP
Penyusunan SOP meliputi siklus sebagai berikut :
a.	Persiapan;
b.	identifikasi kebutuhan;
c.	analisis kebutuhan;
d.	penulisan;
e.	verifikasi dan uji coba;
f.	pelaksanaan;
g.	sosialisasi;
h.	pelatihan dan pemahaman; dan
i.	pemantauan dan evaluasi